Effektiver im Homeoffice: So klappt‘s

Schon vor dem Corona-Jahr 2020 war „Homeoffice“ einer der größten Trends im modernen Büroalltag. Zunächst nur von besonders innovativen Jung-Unternehmern oder extrem progressiven Personalverantwortlichen gehyped, gehört das (gelegentliche) Arbeiten zu Hause für immer mehr Angestellte und Unternehmen heute zur ganz normalen Work-Life-Balance – mit dem gemeinschaftlich verordneten Social Distancing nun auch ganz „offiziell“. Die Heimarbeit ist für viele Angestellten tägliche Realität geworden. 

Doch wenn sich Arbeit und Privates in den eigenen vier Wänden (vielleicht sogar inmitten der ebenfalls daheimgebliebenen Familie) vermischen, dann ist es wichtig, die zur Verfügung stehende „echte“ Arbeitszeit wirklich produktiv zu nutzen. Die alltägliche Arbeits-Agenda will also im Homeoffice besonders effizient bewältigt sein.

Die große Chance: Wer es schafft, das vorgegebene Homeoffice-Arbeitspensum womöglich sogar schneller zu erledigen als im Büro, hat mehr Zeit für andere Aktivitäten. 

Wir wollen daher nicht, dass Ihr Homeoffice in einer „Always-on-Work“-Dauerpräsenz endet oder sich gar übers Wochenende zieht. Wie wäre es stattdessen mit vier wirklich intensiven Arbeitsstunden pro Homeoffice-Tag? Klingt unmöglich, lässt sich aber schaffen! Wir zeigen Ihnen deshalb, wie Sie im Homeoffice effektiver arbeiten als im Büro. Und dann mit gutem Gewissen (und etwas Glück) in den frühen Feierabend starten!

Ok, los geht’s. Erster Schritt: Ablenkung minimieren. Sperren Sie deshalb am besten jetzt gleich alle Webseiten, die Sie zum Trödeln, Surfen oder sonstiger digitaler Prokrastination einladen. Oder anders ausgedrückt: Zuallererst muss alles Unsinnige und Zeitraubende weg von Bildschirm und Schreibtisch. 

Mit modernen Browsern wie Google’s Chrome ist das übrigens recht einfach möglich. Und zwar mit Ihren individuellen Einstellungen. Das gleiche gilt für Zeitungen, Zeitschriften und andere Schmökereien, die nicht mit Ihrer Arbeit in Zusammenhang stehen: Weg damit vom Arbeitsplatz! 

Sie werden merken: Damit sind locker zwei Stunden an Zeit gewonnen. Pro Tag wohlgemerkt. Trotzdem ist das nur die Spitze des Produktivitäts-Eisbergs. Der Rest kommt jetzt.

Und die fangen schon morgens an! Machen Sie bitte nicht gleich den Fehler, einfach länger zu schlafen, weil der morgendliche Arbeitsweg wegfällt – oder die Kernarbeitszeit nicht mehr so streng geregelt ist. Andernfalls laufen Sie nämlich sofort Gefahr, sich in Ihrer zeitlichen Freiheit gleich mit Beginn des Tages zu verlieren. Denn hier gilt eine klassische „Binsenweisheit“: Nur wenn der Tag wie gewohnt beginnt, kann er deutlich früher enden!

Stehen Sie besser auch an einem Homeoffice-Tag auf wie immer. Denn so ersetzen Sie im Grunde bereits die Fahrzeit durch produktive Arbeitszeit. Diesen Vorteil sollten Sie nicht bereits in den ersten Stunden des Tages durch einen Hang zum längeren Schlaf verschenken.

Außerdem gibt es morgens meist weniger private Termine, die mit Arbeitsterminen kollidieren könnten. Das Familien-Mittagessen ist noch ein paar Stunden entfernt, die Kinder schlafen noch oder sind (mittlerweile wieder) in Kita, Kindergarten oder der Schule. Zudem mäht der Nachbar wohl noch nicht seinen Rasen und der Postmann klingelt nicht zweimal.

Und falls der Postbote doch zu Ihnen will: Lassen Sie Ihre Kinder die Annahme des Pakets erledigen. Wenn Ihre Kinder noch klein sind, schult das nicht nur den Sinn für Verantwortung, sondern bringt auch Abwechslung in deren Alltag. Und falls Sie keine Kinder haben – oder diese eben gerade nicht da sind: Verzichten Sie auf ein nettes Schwätzchen mit dem Boten. Denn der muss aktuell wohl so viele Pakete austragen, dass er gar nicht weiß, wie er das alles bewerkstelligen soll.

Eine Vermischung von Beruf und Familie kann viel Zeit und Struktur kosten. Feste Regeln im Homeoffice sind daher besonders wichtig und sollten eingehalten werden. Teilen Sie das unbedingt auch allen Familienmitgliedern mit – oder schreiben sie gleich einen konkreten Ablaufplan. Der könnte sich dann konkret so lesen: Von 8 bis 12 Uhr wird gearbeitet, anschließend bis 13 Uhr in der Pause gemeinsam gekocht und gegessen. Danach nochmal eine Stunde arbeiten. Fertig. Ihre Familie sollte das respektieren, denn am Ende hat auch sie etwas davon. Ihre ungeteilte Daueraufmerksamkeit für den Rest des Tages nämlich. Da lohnt sich das Abschirmen doch, oder? 

Neben dem Festlegen genauer (und möglichst störungsfreier) Arbeitsphasen grenzen Sie am besten auch einen eigenen Raum – oder zumindest einen Bereich in der Wohnung – für die Büroarbeit ab. Sie sollten auch bitte nicht Ihr privates Equipment für Ihr Homeoffice nutzen, sondern sich von ihrem Arbeitgeber eine Ausrüstung stellen lassen. Unser Tipp: Fragen kostet nichts. Damit laufen Sie noch weniger Gefahr, sich zwischen der privaten und der beruflichen Sphäre zu verlieren – und es ist ein weiterer Effektivitätspush. Denn so belästigen Sie sich während der Arbeitszeit beispielsweise auch nicht selbst mit Ihren privaten E-Mails.

Wie schon erwähnt, ist im Homeoffice eine feste Routine besonders wichtig. Dazu zählen unter anderem der immer gleiche Beginn des Tages oder eine regelmäßige erste Kaffeepause, sagen wir um 10 Uhr. Aber dann nur 10 Minuten. Und bitte nur eine. Denn wenn Ihre Arbeit unter wenig Unterbrechungen leidet, spart das nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration – und das verhindert eine Verlängerung oder Verschleppung der Arbeitszeit des Homeoffice in den Mittag. Ein auf und ab, ein ständiges kurzes, neues Einlesen ist nie gut für Ihre Effektivität.

Wenn Sie das einhalten, ist Ihnen schon viel geholfen. Denn außerhalb Ihres Arbeitsraums werden Sie Zeit finden für Entspannung und Familie, innerhalb Ihres Arbeitsraums dagegen die Muße und Motivation zur Arbeit. Dasselbe sollte für Ihre Freunde gelten. Denn nur, weil noch jemand im Homeoffice ist, muss er nicht am Vormittag zu einem Plausch vorbeischneien. Das verschleppt die Arbeit nur. Wenn Sie Pech haben sogar bis in die Abendstunden.

Ganz wichtig: Setzen Sie Prioritäten – allerdings anders als Sie jetzt wahrscheinlich vermuten! Denn ganz oben auf der Wichtigkeitsliste sollte nicht die Arbeit, sondern Ihre Familie stehen. Ihr definiertes Tagesziel lautet deshalb optimalerweise: Viel Zeit für Sie oder Ihre Familie trotz Homeoffice.

Unser Tipp: Machen Sie sich morgens klar, welche Aufgaben unbedingt mit Priorität behandelt werden müssen. Und mit der Nummer Eins beginn Sie! Arbeiten Sie Ihre Liste unbedingt in der Reihenfolge sinkender Prioritäten ab. Das ist vor allem deshalb wichtig, weil Aufgaben ohne hohe Priorität in der Regel weniger Zeit in Anspruch nehmen sollten – und das logischerweise auch müssen. Denn Sekundär- oder Tertiärprioritäten bringen Sie und Ihren Arbeitgeber weniger voran.

Haben Sie sich zu Beginn des Tages genau das strukturiert vor Augen geführt, werden Sie sicherlich bemerken, ob die Erledigung der ein oder anderen Aufgabe womöglich sogar im Homeoffice überflüssig ist. Von diesem Ballast können Sie sich dann meist guten Gewissens trennen. Häufig sind die unwichtigen Aufgaben zudem nur dazu da, sich nicht mit wirklich Wichtigem zu beschäftigen. Geben Sie zu, Ihnen geht das oft genauso, oder?

Ihr Arbeitgeber erwartet von Ihnen im Homeoffice aber höchstmögliche Effektivität. Und effektiv sind Sie dann, wenn Sie die wichtigen und richtigen Aufgaben liefern. Nicht irgendeinen angehäuften Ballast abarbeiten, der einst liegen blieb. Das können Sie im Büro machen, wenn ein Arbeits-Vakuum droht. Im Homeoffice gilt: „Weniger ist mehr“ und „Qualität vor Quantität“.

Motivation ist im Homeoffice oft ein Problem. Ein Grund: Es fehlt oft am (bürotypischen) sozialen Druck, um wenigstens den Anschein von arbeitstechnischer Produktivität zu wecken. Klingt hart, ist aber nicht von der Hand zu weisen. Machen Sie ruhig mal einen neutralen Eigencheck. 

Glücklicherweise gibt es aber auch in diesem Fall ein paar sinnvolle Tipps, wie man den inneren Schweinehund überlistet. Nutzen Sie zum Beispiel ein klassisches Belohnungsprinzip. Wenn Sie Licht am Ende des Tunnels sehen, arbeitet es sich nämlich meist viel effizienter. Malen Sie sich deshalb aus, was Schönes auf Sie wartet, wenn Sie die Arbeit fertiggestellt haben. Das kann ein kleiner Ausflug mit der Familie sein, ein entspannender Spaziergang oder ein abendliches BBQ mit den besten Freunden. Wenn Sie auf eine positive Emotion hinarbeiten, wirkt sich das immer gut auf Ihre Produktivität und Effektivität aus.

Sie haben Probleme, sich überhaupt zum Arbeiten zu überwinden? Doch wenn Sie erstmal angefangen haben, dann läuft’s? Kennen wir. Unser Tipp: Positionieren Sie morgens ein kleines Benefit am Schreibtisch. Mögen Sie Schokolade? Dann wäre wohl ein Riegel Ihrer Lieblingsmarke eine gute Idee.

Auch beliebt, um Homeoffice-bedingte „Startschwierigkeiten“ in den Arbeitstag zu überwinden: Wie wäre es mit einem kleinen (freundschaftlichen) Wettkampf im Kollegenkreis? Haben Sie ein ähnliches Tagesspensum, dann duellieren Sie sich doch ein wenig. Wer zuerst fertig ist bekommt einen Kaffee ausgegeben. Ready, set, go! Ab morgen.

Noch ein Tipp: Lassen Sie sich trotz Heimarbeit nicht zu sehr gehen. Setzen Sie sich deshalb bitte nicht im Schlafanzug vor den Homeoffice-Laptop. Denn so würde Privates und Berufliches schon wieder zu sehr miteinander verschwimmen. Zur Eigenmotivation sollten Sie sich daher morgens ruhig weiterhin in Ihre obligatorische Büro-Kleidung bequemen. Das hilft Ihnen auch, nach getaner Arbeit besser zu entspannen. Denn bei einem Wechsel in die legeren Freizeitklamotten legt man den Arbeitsmodus gleich mit ab. Besonders um 14 Uhr bereitet das dann freudige Gedanken.

Sie sehen, erfolgreiche und schnelle Heimarbeit kann durch eine konzentrierte Arbeitsweise effektiv gelingen. Natürlich braucht es auch hierfür ein wenig Übung – und eine Menge Selbstdisziplin (gerade am Anfang). Doch das zahlt sich aus: Sie werden sich jeden Tag steigern, denn Übung macht bekanntlich den Meister. Es ist also das A und O, unsere vier einfachen Punkte konsequent einzuhalten – und täglich zu optimieren. 

So kann aus acht Stunden halbherzigem Homeoffice tatsächlich ein effektiver 4-Stunden-Tag werden. Schließlich fallen zumindest An- und Abreise im Berufsverkehr, die Schwätzchen mit den Kollegen und andere bürotypische Zeitfresser weg. Wer die gewonnene Zeit dann nicht mit anderen Trödeleien „auffüllt“, ist definitiv im Freizeitvorteil. Und das ganz ohne schlechtes Gewissen.