Workation: Arbeiten und Homeoffice im Ausland verbinden

Was genau macht eigentlich den Unterschied aus zwischen Arbeit aus dem Homeoffice und dem mobilen Arbeiten aus dem Ausland? Und wenn es einen gibt, welche gesetzlichen, versicherungs- und arbeitsrechtlichen Regelungen sind dabei zu beachten? Wir geben einen ersten Überblick, was Sie vor dem Antritt einer Workation wissen sollten!

Arbeiten und zugleich Urlaub im Ausland machen? Das kling zuerst nach einem klassischen Lebensentwurf für Aussteiger – ist es aber eigentlich gar nicht. Die Workation als modernes, inspirierendes Arbeitsmodell erfreut sich nämlich immer größerer Beliebtheit. Der Begriff setzt sich aus den Wörtern „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) zusammen. Es handelt sich allerdings nicht nur um das Mitnehmen des Arbeitslaptops an den Urlaubsort. Vielmehr geht es um das Gesamtpaket. Hierzu gehört die Wahl eines inspirierenden Urlaubsortes, des passenden Angebotes und – last but not least – die Möglichkeit, neue und wichtige Kontakte zu knüpfen, also Networking. Man hört es schon heraus: Es ist nicht nur Urlaub mit ein wenig begleitender Arbeit. Nein – die Methode der Workation eröffnet Ihnen vielmehr einen ganz neuen Horizont und neue wichtige Kontakte. Somit offenbart es Ihnen also eine ganz neue Sicht auf die Dinge des Lebens und auf die der Arbeit. Das soll Sie auf Ihrem Weg – dem beruflichen und dem persönlichen – inspirieren und motivieren.

Aber bevor Sie nun voller Euphorie in Ihre Workation starten, vorab noch einige wichtige Tipps und Hinweise, die es unbedingt zu beachten und zu wissen gilt. So sparen Sie sich währenddessen oder im Nachhinein unangenehme Überraschungen. Wir informieren Sie über das Wichtigste.

Geht es auf Workation, wählt man einen typischen (Wunsch)-Urlaubsort im Ausland, an dem allerdings zugleich für ideale Arbeitsbedingungen gesorgt ist. Hier unterstützen oft speziell darauf ausgerichtete Organisation und Workation-Dienstleister. Im Gegensatz zur Arbeit im Homeoffice sind also auch das begleitende Freizeitprogramm und die Erholung entscheidend. Darauf wird ganz bewusst ein hoher Wert gelegt. Die Arbeitszeit soll gleichbedeutend zur Freizeit gewertet werden.

Während eines „Work and Travel“ reist man von Ort zu Ort und verdient sich nebenbei durch diverse Jobs den nötigen Reise-Unterhalt. Diese Form der Verbindung von Reisen und Arbeiten wählen vor allem jüngere Menschen vor ihrem Einstieg ins Studenten- und/oder Berufsleben. Beim Modell „Workation“ befindet man sich dagegen bereits in einem festen Arbeitsverhältnis, beispielsweise in einer Festanstellung oder einem eigenen Projekt. Zumeist arbeiten die Berufstätigen bei einer Workation auch längere Zeit an einem festen (Urlaubs)-Ort und bereisen nicht das gesamte Land, wie es oft bei Work&Travel der Fall ist.

Wer sich für eine Workation entscheidet, muss sich auch mit dem passenden Reiseziel auseinandersetzen. Nicht jeder perfekte Ort für einen Urlaub eignet sich auch genauso perfekt, um dort zu arbeiten. Gerade, wenn im Job viele Kundengespräche oder innerbetriebliche Meetings angesetzt sind. Denn dann sollten Sie unbedingt einen Ort in der gleichen (oder zumindest in einer ähnlichen Zeitzone) wählen. So bleibt man während der Workation zeitlich einfach deutlich besser für Kollegen und Kunden erreichbar. 

Sollten Sie für die Arbeit weniger direkten Kontakt zu anderen pflegen müssen, können Sie aber auch ein weiter entferntes Reiseziel ins Auge fassen. Klar, denn viele Menschen wollen vor allem dort arbeiten, wo es sommerlich warm ist. Sie wahrscheinlich auch, oder? Arbeiten am Strand, während die anderen in Deutschland frieren müssen, scheint nur zu verlockend. Gern gewählte Workation-Orte sind beispielsweise Madeira oder die Kanaren. Hier gibt es keine große Zeitverschiebung und es ist das ganze Jahr über herrlich warm.

Workation zielt darauf ab, Arbeit und Freizeit einander näher zu bringen. Das Arbeiten wird an einen angenehmen (Urlaubs-)Ort verlegt. Die räumliche Verlagerung des Arbeitsplatzes hilft überdies dabei, den Kopf frei zu bekommen, neue Ideen zu finden und mittels des Tapetenwechsels neue Energie für Geist und Körper zu schöpfen. Das ungewohnte Umfeld am Urlaubsort spricht zudem unterschiedliche Sinne an (Gerüche, optische Eindrücke, Geschmackserlebnisse) und inspiriert zu neuen, kreativen Gedankengängen. Viele, die bereits eine Workation erleben durften, berichten durchweg positiv von ihren Erfahrungen. Sie betonen zumeist, dass sich sowohl ihre Leistung, Motivation wie auch Kreativität während und nach dem Arbeiten außerhalb des Büros bestens entwickelt haben.

Der Austausch mit neuen Kontakten fördert zudem den Ideenreichtum. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Arbeitgeber steigt in der Regel an. Somit wirkt sich die Workation generell positiv auf die Produktivität von Mitarbeitenden aus und wird daher von Arbeitgebern immer positiver gesehen.

Workation eignet sich neben Einzelreisenden auch für folgende Zielgruppen:

•  Paare, die neben beruflichen Verpflichtungen auch gemeinsame Freizeit genießen möchten (z.B. Sport, Kultur etc.)
• Familien, die Kinderbetreuung und Arbeiten kombinieren wollen
• Unternehmen, die durch Team-Workations den Zusammenhalt zwischen Arbeitnehmern und Abteilungen fördern möchten (Kennenlernen, Vertrauensaufbau, gemeinsame Identität etc.)

Workation spricht Berufstätige aus diversen Bereichen an. Das zeigt sich auch daran, dass die durchschnittlichen Verweildauern kürzer werden. Nahegelegene Workation-Ziele werden zunehmend beliebter und Ansprüche an Unterkunft, Ausstattung und Verpflegung steigen. Dieses Arbeitsmodell eignet sich insbesondere für Personen, die offen sind für Neues, sich gerne mit anderen austauschen und ein gutes Selbstmanagement haben. Wer im Homeoffice bestens klarkam, wird voraussichtlich auch in einer Workation keine Probleme haben.

Vorgesetzten bietet das Angebot einer Workation die Möglichkeit, den Mitarbeitenden ein Dankeschön für ihren hohen Arbeitseinsatz auszusprechen und das Mitarbeitervertrauen zu fördern. Diese Art der Wertschätzung wirkt auf viele Mitarbeiter äußerst motivierend. Die damit verbundene Arbeitsflexibilität wird so auch zu einem wichtigen Incentive für die Mitarbeiter. Vor allem die jungen und kreativen Köpfe im Unternehmen erwarten höhere Freiheitsgrade an ihren Arbeitsort und ausreichend Flexibilität.

Planung ist alles – das gilt natürlich auch für einen gelungenen Arbeitsaufenthalt im Ausland. Die wichtigsten Faktoren sind:

• Aufenthalt in einer Unterkunft mit sehr guter Internetverbindung, sehr guten Lichtverhältnissen und Rückzugsräumen zum ungestörten Arbeiten (z. B. gekennzeichnete Working Spaces)
• Wahl einer Unterkunft in zentraler Lage, sodass das Freizeitprogramm ohne lange Wege und großen Zeitaufwand genutzt werden kann
• Vorhandensein einer Kinderbetreuung während der Arbeitszeit (falls nötig)
• Wahl einer Zeitzone in Harmonie mit dem beruflichen und privaten Tagesablauf
• Beantragung eines Visums für das Ausland (falls nötig)
• Planen einer guten Erreichbarkeit während dem Arbeiten im Ausland (z. B. Einrichten von Kommunikationskanälen, spezielle SIM-Karte etc.)

Wenn Sie für Ihre Workation eine Destination innerhalb der Europäischen Union wählen, gibt es sozialversicherungsbezogen in der Regel keine Probleme. Allerdings nur dann nicht, wenn weiterhin der Großteil der Arbeit in Deutschland verrichtet wird. Der Grund: Die Sozialversicherungsbeiträge sind in der Regel in dem Land zu zahlen, in welchem auch die Arbeit hauptsächlich verrichtet wird. Prinzipiell ist es daher ratsam, diese Aspekte im Einzelfall vorab mit dem Arbeitgeber zu klären. Es schadet auch nicht, sich selbst parallel bei der zuständigen Stelle am Zielort zu erkundigen, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.

Gleiches gilt für die Steuern. Grundsätzlich richtet sich die Steuerpflicht nach dem Hauptwohnsitz. Arbeiten Sie allerdings länger als 183 Tage im Ausland, also mehr als die Hälfte des Jahres, werden Sie dort steuerpflichtig. Zudem gibt es zwischen Deutschland und vielen anderen Staaten bilaterale Abkommen, die eine mögliche "Doppelbesteuerung" nach sich ziehen können. Darauf einzugehen würde aufgrund der unzähligen individuellen Vereinbarungen allerdings den Rahmen dieser Workation-Einführung völlig sprengen. Sie merken: Spätestens beim Thema "Steuern" sollten Sie sich unbedingt individuellen Rat von Ihrem Steuerberater, einer Workation-Organisation oder der Lohnbuchhaltung Ihres Arbeitgebers holen. Oder noch besser: von allen drei!

Wie bin ich im Ausland versichert? Gleich vorweg: Der Abschluss einer privaten Reisekrankenversicherung empfiehlt sich im Grund immer. Denn die springt genau dann ein, wo der Versicherungsschutz der deutschen Krankenkassen seine Grenzen hat. Der Haken: Die meisten Reisekrankenversicherungen sind speziell auf die Bedürfnisse von Urlaubenden ausgelegt und garantieren den zusätzlichen Versicherungsschutz in der Regel nur für Aufenthalte im Ausland von bis zu sechs Wochen am Stück. Mittlerweile haben sich allerdings auch einige Spezialanbieter etabliert, die genau zugeschnittene Policen für Langzeit- oder Dauerreisende anbieten. Doch Vorsicht: Die meisten sind alles andere als billig. Am besten, Sie sprechen daher zunächst mit Ihrem eigenen Versicherer und checken, ob für Ihre Workation überhaupt versicherungstechnischer Handlungsbedarf besteht.

Übrigens: Auch der Verlust von Wertsachen sollte bei einer Workation durch eine Versicherung ausreichend abgedeckt sein. Gerade wenn man viel unterwegs ist und die Arbeitsutensilien meist recht hochwertig und teuer sind. Oft können die Wertsachen beim Anbieter der gewählten Reiseversicherung durch Zubuchung mitversichert werden.

Die schlechte Nachricht vorab: Ein generelles Recht darauf, außerhalb des Betriebssitzes arbeiten zu dürfen, besteht für Arbeitnehmer in Deutschland nicht. Nur, falls eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten wurde, können Arbeitnehmer ein Recht auf Homeoffice sicher durchsetzen. Die Erlaubnis zum Homeoffice oder mobilen Arbeiten ist allerdings nicht an eine bestimmte Form gebunden – ausreichend wäre damit auch schon eine Erklärung des Arbeitgebers per E-Mail.

Eine arbeitsrechtliche Ausnahme kann sich jedoch auch über die ausgeübte Dauer der Tätigkeit ergeben. Denn Arbeitnehmer, die bereits längere Zeit von zu Hause aus gearbeitet haben, können trotz Fehlens einer ausdrücklichen Vereinbarung das Recht auf Homeoffice indirekt erlangen – und zwar aus der sogenannten "betrieblichen Übung" heraus. Hier sollten Sie allerdings auf jeden Fall noch einmal rechtliche Beratung in Anspruch nehmen, bevor Sie Ihrem Arbeitgeber das Workation-Messer auf die Brust setzen.

Sie sind Arbeitgeber? Dann hier auch noch ein wichtiger Tipp für Sie: Arbeitgeber, die ihren Beschäftigten eine Workation erlauben, sollten im Vorfeld klären, wie lange die Mitarbeiter im Ausland remote arbeiten und in welchem Umfang sie dort ihrer Arbeit nachgehen. Die Anwendbarkeit des deutschen Arbeitsrechts ist relativ unproblematisch. Das gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter nur vorübergehend aus dem Ausland arbeiten. Der Schwerpunkt der Beschäftigung und des Arbeitsverhältnisses bleibt in Deutschland. Daher kommt auch weiter das deutsche Arbeitsrecht zum Tragen.

Nochmal: Wer auf Workation gehen möchte, benötigt (fast) immer die Zustimmung des jeweiligen Arbeitgebers. Wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig sind, dass die Arbeit aus dem Homeoffice auch von einem ausländischen Standort möglich ist, sollten alle Details dazu in Schriftform festgehalten werden.

Insbesondere folgenden Punkte sollten deshalb geklärt und schriftlich festgehalten werden:

• Erreichbarkeit während der Workation
• Zeitliche Befristung des Aufenthaltes im Ausland
• Kostenerstattung für die remote Arbeit
• Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte
• Rückkehrpflicht für Mitarbeitende

Workation erfreut sich immer größerer Beliebtheit – bei Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Für beide Seiten ergeben sich viele positive Effekte. Trotzdem sollten vor Antritt des Workation wichtige Überlegungen vorgenommen werden. Die richtige Planung ist essenziell für den Erfolg Ihrer Workation. Die notwendigen Versicherungen wie auch Aufenthaltsgenehmigungen sollten rechtzeitig beantragt werden. Zudem sollte man unbedingt alles rund um die individuellen Steuer- und Sozialversicherungspflichten für die anstehende Workation klären. Je länger die Aufenthalte im Ausland sein werden, umso mehr Aspekte gilt es zu berücksichtigen. Nach einer gründlichen Wahl des Workation-Ortes und einer durchdachten Planung steht Ihrer erfolgreichen Workation aber nichts mehr entgegen.