Praxistipps: Digitalisierung im Handwerk

Für viele kleine und mittlere Betriebe ist die Digitalisierung im Handwerk gefühlt schon so etwas wie ein „alter Hut“. So verfügen bereits 95 Prozent der Handwerksbetriebe beispielsweise über eine eigene Webseite. Immerhin schon 58 Prozent verwenden irgendeine Art von Software-Lösung, die sie (meist) bei organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Abläufen unterstützen soll.

Eine deutlich kleinere Gruppe von „digitalen Vorreitern“ setzt zudem bereits auf extrem fortschrittliche Tools wie Tracking-Systeme für Maschinen und Werkstoffe. Lösungen, die sich ein Großteil der „normalen“ Handwerksbetriebe weder leisten kann – noch will. 

Aus gutem Grund: Denn erfahrungsgemäß können Software, Bits & Co. das Arbeitsleben zwar erleichtern, müssen es aber nicht!

Falls Sie also wissen wollen, welche Chancen, Möglichkeiten oder Prozesse sich für die Digitalisierung in Ihrem Betrieb anbieten, sind Sie heute bei uns genau richtig. Denn wir zeigen Ihnen nicht nur, welche Digitalisierung-Optionen es gibt. Wir verraten Ihnen auch, was sich tatsächlich lohnt. Dazu beantworten wir folgende Fragen:

• Für wen kann sich die Digitalisierung des Betriebes lohnen?
• Welche guten Möglichkeiten und Ansätze für (kleine) Digitalisierungsprojekte gibt es im Handwerk?
• Welche guten Praxisbeispiele für gelungene Digitalisierung im Handwerk gibt es?
• Ab wann lohnt sich die Digitalisierung überhaupt – und für wen?

Wir sagen: Ein spannendes Thema, denn laut einer Umfrage des Zentralverbands deutscher Handwerker (ZDH) sind über 80 Prozent der Handwerksbetriebe der Digitalisierung gegenüber aufgeschlossen!

Was das Gewerk kann, das schafft meist kein Computer. Das ist klar. In Handwerksunternehmen entstehen nämlich Werte zum „Anfassen“. Die verstärkte Digitalisierung ist also keine Technologie, vor der sich das Handwerk sonderlich in Acht nehmen muss – denn im Gegensatz zum Aufkommen der Elektroautos findet hier kein Verdrängungswettbewerb statt. Nicht nur deshalb ist es natürlich legitim, wenn man sich durch eine verstärkte Digitalisierung Hilfe und Unterstützung in den Betrieb holt.

Eine verstärkte Handwerks-Digitalisierung lohnt sich vor allem dann, wenn der Betrieb wächst. Ist die Auftragslage (sehr) gut oder man arbeitet inzwischen sogar mit Subunternehmern zusammen, wachsen nicht nur die Aufträge. Das heißt auch, dass das Papier sich womöglich haushoch staut und man mit der Arbeit im Büro kaum noch hinterher kommt – hier ist also Entlastung gefragt. Spätestens aber, wenn die Koordination von Terminen schwierig wird, lohnt sich meist schon ein erster Vorstoß in Sachen „Digitalisierung“. 

Wann und wie genau, ist allerdings sehr individuell und muss je nach Betrieb und Tätigkeit selbst abgewogen werden. Bei uns bekommen Sie dafür nun einen guten Überblick, denn selbst kleine Handwerksbetriebe können häufig schon vom Einsatz moderner Software-Programme profitieren.

Auch wenn die Digitalisierung in vielen handwerklichen Bereichen sicherlich eine Herausforderung darstellt, zeigen wir Ihnen nun einige kleinere und größere Optionen auf, die sich auch für Ihren Betrieb lohnen könnten.

Um eine eigene Online-Präsenz im Handwerk kommt heute fast kein Betrieb mehr herum. Über eine solche Website gewinnt man nicht nur neue Kunden, sondern kann die auch konkret über das eigene Leistungsspektrum aufklären. So verbringt man weniger „Aufklärungsarbeit“ am Telefon und führt dem Betrieb (bestenfalls) zielgenauer mehr Kunden zu. Ähnliches gilt für Internetverzeichnisse wie „Gelbe Seiten“, „Google Maps“ oder Plattformen wie „MyHammer“ und „Ebay Kleinanzeigen“ – oft ein guter und lohnender Anlaufpunkt für Neu- oder Bestandskunden. Dasselbe gilt für Bewertungsplattformen.

Wer eine betriebliche Webseite für sein kleines oder mittelständisches Unternehmen betreibt, sollte sich auch mit einer Verbesserung dieser beschäftigen. Sie ist nämlich vor allem für Neukunden ein wichtiger Anlaufpunkt. Wird zum Beispiel „klempner münchen“ gegoogelt, sollte Ihre Homepage als Münchener Betrieb bestenfalls auf Seite 1 der Suchergebnisse angezeigt werden. Sonst ist sie im Internet recht unsichtbar, Neukunden kennen ja selten bereits den Namen Ihres Betriebes. 

Die gute Nachricht: Das kann man steuern! Bei vielen Handwerksbetrieben steht Suchmaschinenoptimierung (SEO) daher auf der festen Agenda. Auch die Mitarbeitergewinnung kann schlussendlich davon profitieren.

Social Media-Netzwerke wie Facebook, Twitter oder Instagram lohnen sich für (traditionelle) Handwerksbetriebe in der Regel nicht sonderlich zur Kundenakquise. Ein Account ist also meist verschenkte Zeit. Warum das so ist, ist relativ leicht an einem sehr beliebten Beispiel erklärt: Instagram. Die meisten User dort sind eher jung und haben meist kein eigenes Haus, in dem eine baldige Reparatur oder Renovierung anstehen könnte.

Jeder Betrieb kennt es: Das Arbeitswerkzeug ist nicht da, wo es sein sollte. Das ist nicht nur nervig, sondern kostet auch viel Zeit. Eine gute Möglichkeit, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten ist darum das Tracking von Arbeitsgeräten durch ein digitales Bestandsmanagement. Kein Spaß! Das klingt zwar kompliziert, geht aber dank Bluetooth verhältnismäßig einfach. 

Vor allem bei größeren Arbeitsgeräten im Baugewerbe kann das lohnen, etwa bei Baggern oder Presslufthammern. Um die Arbeitswerkzeuge schneller zu finden, werden einfach kostengünstige Bluetooth-Module (auch schon als einfache Aufkleber erhältlich) an den Geräten angebracht – über eine App, also eine digitale Anwendung, kann das alles dann schnell und einfach wiedergefunden werden. Das wäre sicherlich auch für Schlüssel eine gute Sache!

Unser Tipp: Das hilft nicht nur, wenn der Betrieb und die Abstellmöglichkeiten weitläufig sind, sondern auch, wenn man über mehrere Baustellen verteilt arbeitet.

Da viele Handwerker häufig an wechselnden Arbeitsplätzen schaffen, muss auch oft einiges an Papier hin und her getragen werden. Auch im Büro ist die händische Übertragung häufig fehleranfällig und zeitintensiv. Smartphones oder andere mobile Endgeräte können aber zum Glück auch hier helfen – indem sie digitale Zeiterfassung effektiv ermöglichen.

Das gleiche gilt für Leistungsverzeichnisse, Materiallisten, Maße, Arbeitsfortschritt oder die Planung und Einteilung bestehender und zukünftiger Aufträge oder ein Bautagebuch. Entsprechend intelligente Branchen-Software gibt es inzwischen sehr häufig. Das vielbeschworene papierlose Büro ist damit tatsächlich einen ganzen Schritt näher – allerdings glauben auch wir nicht, dass es irgendwann ganz ohne geht. Was denken Sie?

Wo wir aber gerade vom reduzierten Papier- und Materialverbrauch im Büro sprechen: Hier locken noch viele andere digitale Helfer, die wirklich etwas bringen können.

• Rechnungen können mithilfe spezieller Apps direkt vor Ort ausgestellt und dann per E-Mail als PDF an den Kunden geschickt werden. Das ist nicht nur günstiger und schneller, weil portofrei. Da die Zahlung so direkt eingeleitet werden kann, ist auch das Risiko eines Zahlungsausfalls niedriger.
• Termine lassen sich ebenfalls durch Online-Terminkalender über die Website automatisch vereinbaren – und könnend dabei sogar bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden. Vor allem für die Abwicklung eines Kostenvoranschlags kann das Zeit sparen, da ein aufwendiges Telefonat oder der E-Mail-Verkehr wegfällt.
• Mit GAEB gibt es eine Möglichkeit für Handwerker, einen einheitlichen Standard für den Austausch von Bauinformationen zu vereinbaren und damit Anforderungen rund um Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung bei der Durchführung von Baumaßnahmen zu finden. Auch wichtige Dokumente wie Leistungsbeschreibung, Auftragsvergabe und Kostenvoranschläge lassen sich so laufend austauschen und bearbeiten.
• Auch für Handwerker lohnt sich häufig das Nutzen einer Cloud. Arbeitsrelevante Informationen und Unterlagen des Betriebs werden nicht auf einem zentralen Rechner, sondern in einer „Datenwolke“ gespeichert: So kann jeder Angestellte mit seinem Laptop oder Smartphone von überall auf die Daten zugreifen und diese nutzen.

Vor allem bei Malern sind dazu Scanner gefragt, die den Raum automatisch abmessen. So bleibt Ihnen nicht nur viel Rechnerei erspart. Sie können den Materialbedarf auch direkt vor Ort berechne, denn die Software zur 3D-Raumerfassung gibt es inzwischen sogar fürs Smartphone. 

Ein echter Zeitgewinn, aber vor allem: Sonderlich viel Digitalkompetenz braucht es meist auch nicht. Wer sich Gedanken um sein "digitales Unternehmen" macht, kann sich darum auch an die Handwerkskammer wenden. Hier gibt es sogar ein Kompetenzzentrum für das digitale Handwerk.

Ob sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen für einen Handwerksbetrieb wirklich lohnt, hängt von mehreren Faktoren ab. Zum einen von den Kosten: Nicht nur für die IT-Infrastruktur oder zusätzliche Technik braucht es Aufwendungen. Auch Arbeitskräfte müssen meist zu einer kurzen Schulung. Das kostet natürlich Zeit. Dazu kann das inzwischen große Angebot an Software und den Möglichkeiten für Einsteiger verwirrend sein. 

Was man auch sagen muss: Digitalisierung ist zwar ein Versprechen, aber es kann nicht immer eingelöst werden. Manchmal bleiben die erhofften Effekte aus!

Aber oft ist das eben nicht so. In der Regel werden durch die Einführung von Digitalisierungsmaßnahmen nicht nur Kommunikations- und Arbeitsprozesse verbessert, sondern auch Ressourcen eingespart. Dazu werden Fehler und Kosten durch die Handwerkersoftware häufig reduziert, weil man sich nicht mehr nur auf sich selbst verlassen muss. Ob sich die verstärkte Digitalisierung lohnt, muss aber am Ende jeder für sich selbst entscheiden. Wer aber lieber Zeit beim Kunden als in der Verwaltung verbringt, weiß nun hoffentlich mehr! Denn digitale Transformation in der Arbeitswelt des Handwerks und traditionelle Berufe schließen sich keinesfalls aus, sondern sind für das jeweilige Geschäftsmodell oft sinnvoll.